Hierbij nog een keertje de notulen van oktober 2015.

Notulen Algemene Ledenvergadering 6 oktober 2015

Aanwezig: [velen]

1. Opening en Mededelingen
Dennis opent om 20.00 uur de vergadering en neemt de agenda door.

2. Verslag Penningmeester: Financiële situatie

De begroting voor het afgelopen seizoen was afgegeven op -€6.786. De realisatie is uitgekomen op – €1.895. Dit positieve verschil wordt met name veroorzaakt doordat de halhuur veel lager uitviel dan begroot. Dit komt doordat we op beide avonden de hal tot 22.00 uur huren en op vrijdag slechts 2/3 hal hebben. Daar staat wel tegenover dat we als vereniging meer kwijt waren aan bondscontributie en training en minder inkomsten hadden uit de ledencontributie dan begroot.

Voor komend seizoen ligt de begroting op – €4.548. Martijn benadrukt dat dit in principe geen probleem is, omdat er voldoende reserves zijn om dit te compenseren en in het verleden is gebleken dat de begroting altijd negatiever is dan de realisatie uiteindelijk laat zien. Het is echter geen wenselijke situatie om op de reserves in te teren en het bestuur heeft dan ook het streven om de nullijn te halen. Vanuit de leden komt de vraag of er al gekeken is naar een contributieverhoging. Het bestuur antwoordt dat dit zeker bekeken is, en dat het een verhoging van ong. €30 per lid zou betekenen. Aangezien dit een vrije forse stijging is, wil het bestuur eerst ook andere maatregelen

bekijken om het begrotingstekort terug te dringen.

Kascommissie

Daarna stelt Martijn de kascommissie voor: Petra  en Jasper . Zij hebben de kas van de seizoenen ‘12/’13, ‘13/’14 en ‘14/’15 gecontroleerd. Hierbij hebben ze geen onregelmatigheden aangetroffen. Wel hebben ze nog een aantal opmerkingen en adviezen:

  • Het boekjaar loopt tot augustus (i.p.v. juli). Dit is een bewuste keuze geweest omdat de halhuur dan nog in het jaar van de daadwerkelijke huur valt
  • De afgegeven begroting voor de halhuur lijkt erg hoog. De verwachting is dat dit veel lager uit zal vallen.
  • Het advies is om de contributie te verhogen om zo de negatieve cijfers om te kunnen buigen.
  • Complimenten voor de inzet van de vrijwilligers, bv voor de organisatie van de reis naar de Dutch Open en het blacklight toernooi. Dat is zeker voor herhaling vatbaar.

Als conclusie leest Petra een brief aan het bestuur voor. Hierin adviseren ze de leden om penningmeester Martijn decharge te verlenen voor de genoemde seizoenen. Deze wordt unaniem verleend. Ook geven de leden unaniem akkoord dat Petra en Jasper ook komend seizoen de kascommissie uit zullen voeren. Dit om de kennisoverdracht op de nieuwe penningmeester te waarborgen.

3. Verslag Jeugdcommissie
Dennis meldt dat de jeugdcommissie hard bezig is om de jeugd te enthousiasmeren voor de competitie. Dit lijkt goed te lukken. Zo zijn we vorig jaar gestart met een team in zowel de opstart- als nacompetitie. Dit heeft geresulteerd in twee competitieteams dit seizoen. Het streven is om hier volgend seizoen 3 teams van te maken.

Zeker op de dinsdagavond is de bezetting bij de jeugd zeer goed. De hele zaal is dan gevuld. Dennis spreekt hiervoor zijn dank uit naar alle vrijwilligers die de training ondersteunen. Op vrijdag is nog voldoende ruimte voor extra jeugdspelers.

4. Nieuwe bestuursleden

Met het aftreden van Martijn hebben twee nieuwe vrijwilligers zich gemeld om plaats te nemen in het bestuur. Frank heeft aangeboden het penningmeesterschap over te nemen en de ledenadministratie zal afgesplitst worden (was voorheen verbonden aan de penningmeester). Hiervoor heeft Rob aangegeven deze functie te willen vervullen.

Beiden worden unaniem aangenomen door de ALV.

Daarna bedankt Dorthe namens het gehele bestuur Martijn voor zijn inzet de afgelopen jaren.

5. Vacatures

Voorzitter gezocht

Sinds drie seizoenen is Dennis opgestapt als voorzitter. Er is helaas nog steeds geen nieuwe voorzitter gevonden, waardoor het bestuur de taken op zich heeft genomen. Dit is echter geen wenselijke situatie en zeker nu Dennis vader is geworden, wordt het vinden van een nieuwe voorzitter nog dringender.

De belangrijkste taken van de voorzitter zijn:

  • Het aansturen van de overige bestuursleden
  • Controle op alle lopende zaken binnen de vereniging
  • Contact met de gemeente onderhouden
  • Zaalhuur regelen (1x per seizoen)
  • Opstallen van contracten (o.a. met trainers)
  • Voorzitten van de vergaderingen

Secretaris gezocht

Ook Dorthe geeft aan aan het einde van dit seizoen haar functie neer te leggen.

De belangrijkste taken van de secretaris zijn:

  • Plannen van bestuursvergaderingen (i.o.m. overige bestuursleden).
  • Opstellen en rondsturen van de agenda (input vergaren vanuit overige leden).
  • Notuleren van bestuursvergaderingen en de ALV.
  • Actielijsten bijhouden en verspreiden.
  • Contact onderhouden met de badmintonbond en andere externe partijen, zoals de gemeente; fungeren als eerste aanspreekpunt voor externe partijen.
  • Documenteren en archiveren van bestuurlijke stukken en andere belangrijke documenten.
  • Aanspreekpunt voor nieuwe en bestaande leden.
  • In samenwerking met de overige bestuursleden het beleid van de vereniging bepalen.
  • Regelen van passend afscheid bij aftredende bestuursleden of vrijwilligers (cadeau, moment om de persoon te bedanken).

Bij vragen of interesse in de functie kan contact opgenomen worden met één van de bestuursleden.

6. Rondvraag

Lucas : De Bondscontributie is erg hoog. Wat krijgen wij hiervoor van de bond?

Antwoord: Het belangrijkste zit in het feit dat we hierdoor competitie kunnen spelen. Daarnaast biedt de bond ook verzekeringen en verschillende andere diensten (zoals een incassobureau).

José : Op dinsdagavond speelt één van de teams competitie. Waarom is er dan een baan minder voor de recreanten?

Antwoord: Voor het competitieteam zijn twee banen nodig. Dit is lastig gezien de drukte op de dinsdagavond. Het bestuur heeft de keuze gemaakt om sowieso altijd één baan van de training te reserveren voor de competitie en de andere baan afwisselen van de training en de recreanten. Het bestuur begrijpt dat dit vervelend is, maar benadrukt dat er nog maar 4 thuiswedstrijden komen en beide groepen dus hooguit 2x hinder zullen ondervinden. Uiteraard kunnen de recreanten altijd gebruik maken van de trainingsbanen als deze niet bezet zijn.

Peter : Wat is jullie visie t.a.v. het begrotingstekort. Hoe willen jullie dit gat op gaan vullen?
Antwoord: Zoals Martijn al aangegeven heeft wil het bestuur verschillende mogelijkheden onderzoeken. Voor eind januari zal hier een voorzet voor gedaan worden en indien nodig zal dan een extra ALV ingepland worden.

8. Sluiting
Dennis sluit om 20.35 uur de vergadering.